Alkuvalmistelut

Ensimmäinen asia mikä pitää tehdä on päätös reissuun lähtemisestä. Tämä vaihe on itse asiassa yllättävänkin helppo, koska kyllähän kaikki haluavat lähteä matkalle ja mitä pidempi sen parempi. Seuraava vaihe onkin sitten jo huomattavasti vaikeampi ja ehkä tärkein vaihe koko suunnitteluprosessia. Se on ihmisten sitouttaminen projektiin! On iso ero ihmisissä jotka suunnittelevat lähtevänsä jonnekin ja jotka oikeasti lähtevät. Ensin mainittujen joukko on huomattavasti suurempi kuin jälkimmäisten. Sitouttaminen tehdään siten että ostetaan lentoliput, koska sen jälkeen kun olet maksanut matkaasta 1000e, joita ei enää voi saada takaisin niin varmasti lähdet mukaan. 

Meidän tapauksessamme tähän vaiheeseen selviytyi 5 henkilöä ja sitouttaminen tehtiin 7 kuukautta ennen matkaa, jotta päästiin mahdollisimman aikaisin varsinaiseen matkan suunnitteluun. Toki ennen matkojen ostamista on jo suuri työ kun yritetään sovittaa ihmisten aikatauluja yhteen. Meidänkin tapauksessa mukana on sekä työssäkäyviä että opiskelijoita ja tämä kohta havaittin varsin haasteelliseksi ja kompromisseja vaadittiin joka suunnasta. Sitouttaminen kannattaa muuten senkin takia tehdä todella aikaisin, että ihmisille on tapana tulla kaikenlaista menoa sitä enemmän mitä lähempänä H-hetki on. Nyt kuitenkin kun matkat on jo ostettu niin kaikkien pakko sumplia muut menonsa siten etteivät ne estä matkaa, ja tämä kyllä onnistuu, se on vain järjestelykysymys. Mutta mikäli matkaa ei ole ostettu ihminen herkästi valitsee helpomman tien ja järjestelykysymysten sijaan peruu matkan. 

Reitin suunnittelu

Me siis saimme kaikkien aikatauluihin sovitettua viiden viikon matkan. Ostimme menopaluu liput Nykiin ja siitä edelleen sisäisen lennon San Franciscoon. Sen jälkeen otimme kartan käteen ja aloimme kartoittaa missä kukin haluisi käydä ja näiden toiveiden mukaan aloimme hahmottaa reittiä. Tässä suunnittelutyylissä on tietysti se ongelma, että toiveita tulee melko paljon ja reitti muodostuu herkästi varsin pitkäksi, niinkuin kävi meidänkin tapauksessamme. Alkuperäinen idea oli siis ajaa Tyyneltämereltä Atlantille, mutta varsin runsaiden suunnittelujen jälkeen reitti käsittää myös vierailut Meksikossa ja Kanadan puolella, joten USA mennään läpi myös pohjois-etelä suunnassa. Reittiä ei toki kannata lyödä liian tarkkaan lukkoon, jotta sitä tarvittaessa pystyy muuttamaan matkan aikana. Esimerkiksi sääolot tai levottomuudet joillain alueilla tai yksinkertaisesti aikataulun pettäminen ovat päteviä syitä reitin muuttamiseen matkan varrella. Tästä syystä myöskään majoituksia ei välttämättä kannata liikaa varata etukäteen. 

Meidän tapauksessamme reitti on varsin pitkä ja niinpä hoidimme matkan suunnittelun seuraavalla tavalla. USA jaettiin kolmeen osaan: itä, länsi ja keskiosa. Vastaavasti ryhmä jaettiin kolmeen tiimiin, joista kukin sai vastuulleen yhden osan tripistä. Kukin tiimi selvitti, mitä nähtävää omassa alueessaan on ja mistä siellä kannattaisi ajaa, jonka jälkeen tehtiin powerpoint esitys aiheesta. Pidimme noin parin kuukauden välein suunnittelukokouksia, joissa tiimit esittelivät suunnitelmansa ja joita tarkennettiin matkan lähestyessä. Näin reitistä hioutui lähes täydellinen :) Monet ovat toki sitä mieltä, ettei matkoja pitäisi liaan tarkkaan suunnitella etukäteen. Tämä on sinänsä totta, että toki matkan aikana pitää voida muuttaa reittiä, mikäli löytyy mielenkiintoisia kohteita. Viisi viikkoa on kuitenkin pitkä aika ja aina ei jaksa olla miettimässä, mihin seuraavaksi ajetaan ja mitä siellä tehdään. Tätä varten on hyvä olla reittisuunnitelma, jolloin tälläisissä tilanteissa voi vaan heittää aivot narikkaan ja mennä suunnitelman mukaan. 

Majoitus

Hotellien varaus onkin varsin kaksipiippuinen asia. Hotellit saa halvemmalla jos ne varaa etukäteen ja ennen matkaa varatuissa hotelleissa on myös se hyvä puoli että matkalla ei mene aikaa hukkaan majoitusta etsiessä. Toisaalta jos majoitukset hoitaa etukäteen tulee reitistä varsin sidottu, mikä taas ei ole hyvä asia. Me päädyimme hankkimaan hotellit etukäteen muutamaksi ensimmäiseksi ja muutamaksi viimeiseksi yöksi ja muut jätetään matkalla hoidettaviksi. Huomioida kannattaa, että matkallakin hotelli kannattaa mieluummin varata verkosta kuin mennä paikanpäälle kyselemään huonetta. 

Hotellien hinnat ovat Jenkeissä varsin kohtuulliset. Yleensä $50/yö saa ihan ok huoneen paitsi New Yorkissa, jossa saa varautua maksamaan moninkertaisen hinnan. Majoituksia järkätessä kannattaa miettiä kuinka huonoissa oloissa on valmis yöpymään. Tuo $50 on keskimääräinen motellin hinta. Hostelleista löytyy kommuunihuoneita halvemmallakin. Motellit ovat hintalaatusuhteeltaan hyvä valinta koska niissä on lisänä hotelleihin myös aina ilmainen pysäköinti sekä nykyään usein ilmainen nettiyhteys. 

Auton vuokraus

Auton vuokraus on myös hieman päänvaivaa aiheuttava tekijä. Siinä isoimman ongelman aiheuttaa vakuutusten hankkiminen. Auto kannattaa varata myöskin jo Suomesta käsin ja jo varatessa huolehtia, että autossa on kaikki tarvittavat vakuutukset. Jos auton ottaa suoraan vuokrausfirmalta, niin siinä ei yleensä ole vakuutuksia mukana, jolloin autoa hakiessa aletaan kaupustella kaikkia mahdollisia vakuutuksia. Tuossa tilanteessa on yleensä kiire ja paniikki ja näin ollen asiakas ottaa kaikki mitä tarjotaan, jolloin yleensä tulee otettua päällekkäisiä vakuutuksia. Nämä kannattaa siis hoitaa ennen matkaa kuntoon. USAn läpi ajaessa ongelmaksi tulee myös, että auton joutuu käytännössä palauttamaan eri paikkaan kuin mistä se on haettu. Tästä puolestaan seuraa suuressa osassa firmoja melko iso lisämaksu. Melko normaali maksu mantereen läpi ajettaessa on $1000. Tästä maksusta ei oikein pysty luistamaan. Vuokrauksen yhteydessä kannattaa myös selvittää ovatko auton vakuutukset voimassa muissa maissa, mikäli tarkoituksena on vierailla Kanadassa tai Meksikossa.